Wie läuft der Unterschriftenprozess bei Mietverträgen ab, die ich im Mietvertragscenter erstelle?
Nach deutschem Recht müssen Mietverträge schriftlich abgeschlossen werden – also mit eigenhändiger Unterschrift auf Papier. Digitale Unterschriften sind nur gültig, wenn sie als qualifizierte elektronische Signatur (QES) gemäß EU-eIDAS-Verordnung vorliegen. Deshalb erfolgt der Unterschriftenprozess bei immocloud aktuell noch manuell: Du erstellst den Vertrag digital im Mietvertragscenter, verschickst ihn an die Mietparteien, diese drucken ihn aus und unterschreiben händisch.
Wir arbeiten bereits an einer rechtskonformen digitalen Signaturlösung, die den Vertragsprozess in Zukunft deutlich einfacher und moderner macht.
So gehst du vor
Schritt 1: Mietvertrag erstellen
Erstelle den Mietvertrag im Mietvertragscenter und prüfe alle Angaben.
Schritt 2: Vertrag an die Mietparteien versenden
Lade den fertigen Vertrag als PDF aus immocloud herunter.
Verschicke das PDF per E-Mail an die Mietparteien oder drucke es aus und versende es per Brief.
Der Versand über das Mieterportal ist für Mietverträge nicht vorgesehen – das Mieterportal ist ausschließlich für bestehende Mietverhältnisse gedacht, in denen das Portal bereits aktiviert ist.
Schritt 3: Ausdruck und Unterschrift
Die Mietparteien drucken den Vertrag aus.
Alle Parteien unterschreiben den Vertrag eigenhändig auf Papier.
Schritt 4: Unterschriebene Verträge ablegen
Lass dir die unterschriebenen Dokumente zurücksenden oder persönlich aushändigen.
Lade die unterschriebenen Verträge in immocloud hoch, um sie digital im Dokumentenmanagement zu archivieren.
Fragen, Tipps & Antworten
Gibt es eine digitale Unterschrift direkt in immocloud?
Aktuell noch nicht. immocloud arbeitet an einer rechtskonformen digitalen Signaturlösung.
Kann ich den Mietvertrag über das Mieterportal verschicken?
Nein. Der Mietvertragsversand läuft über E-Mail oder klassischen Brief. Das Mieterportal wird erst nach Vertragsabschluss für die laufende Kommunikation mit dem Mieter genutzt – z. B. um Dokumente, Nachrichten oder die Betriebskostenabrechnung bereitzustellen.
Kann ich den Vertrag nach dem Versand noch bearbeiten?
Ja, aber Änderungen sollten mit allen Parteien abgestimmt werden.
Wie sichere ich unterschriebene Verträge?
Speichere gescannte oder fotografierte Kopien im Dokumentenmanagement von immocloud.
Was sonst noch wichtig ist
Informiere deine Mieter vorab über den Ablauf des Unterschriftenprozesses.
Nutze die Upload-Funktion, um alle Vertragsversionen an einem Ort zu speichern.
Erst nach Vertragsabschluss und Aktivierung des Mieterportals stehen dem Mieter die digitalen Funktionen des Portals (Dokumente, Nachrichten, Ankündigungen) zur Verfügung.