Wenn eine Mietzahlung ausbleibt, kannst du in immocloud schnell eine Zahlungserinnerung erstellen. Du kannst Vorlagen nutzen oder individuelle Texte schreiben. Hier zeigen wir dir, wie es geht.
So gehst du vor
Schritt 1: Objekt und Einheit öffnen
Gehe zu Objekte und öffne das passende Objekt
Wähle die betroffene Einheit
Schritt 2: Offene Miete in der Mietübersicht öffnen
In der Mietübersicht siehst du, welche Beträge überfällig sind
Klicke neben der offenen Miete auf Ändern
Schritt 3: Zahlungserinnerung erstellen
Wähle Zahlungserinnerung senden
Nutze die passende Vorlage oder verfasse deinen eigenen Text
Schritt 4: Versandart wählen
Du kannst die Mahnung per E-Mail, über das Mieterportal oder per Brief versenden
Briefe gehen direkt aus immocloud raus – optional auch als Einschreiben
Mahngebühren einbuchen
Mahngebühren werden in immocloud nicht automatisch erzeugt. Du legst sie als separate Forderung beim Mieter an und ordnest sie anschließend dem Bankumsatz zu – entweder als eigenständigen Umsatz oder gemeinsam mit der Miete.
Schritt 1: Mahngebühr als offene Position anlegen
Klicke links in der Seitenleiste auf Finanzen und oben rechts auf das +
Wähle Manuelle Buchung
Trage Kontakt (den betreffenden Mieter), Objekt, Kategorie, Datum und Betrag ein
Speichere – die Mahngebühr steht jetzt als offene Position beim Mieter
Schritt 2: Eigene Kategorie für Mahngebühren (optional)
Unter Einstellungen → Kostenkategorien kannst du eine individuelle Kategorie „Mahngebühren" anlegen
Bei Bedarf vergibst du eine eigene Konten-Nummer für den DATEV-Export
Schritt 3a: Mieter zahlt nur die Mahngebühr
Öffne den Bankumsatz im Bereich Bankkonto
Wähle Umsatz offener Position zuordnen und wähle die angelegte Mahngebühr aus
Schritt 3b: Mieter zahlt Miete und Mahngebühr in einem Betrag
Öffne den Bankumsatz und wähle zuerst Umsatz offener Position zuordnen – ordne die Mahngebühr zu
Wähle anschließend am selben Bankumsatz Umsatz offener Miete zuordnen – ordne die Miete zu
Beide Positionen sind danach als bezahlt markiert
Fragen, Tipps & Antworten
Kann ich eigene Mahnungstexte hinterlegen?
Ja – unter Einstellungen > Textvorlagen kannst du eigene Texte erstellen und bearbeiten.
Gibt es eine vollautomatische Mahnung oder einen Mahnlauf?
Nein, eine vollautomatische Mahnung gibt es derzeit nicht. Die Zahlungserinnerung wird pro Mietverhältnis manuell ausgelöst.
Wie viele Mahnstufen gibt es?
Standardmäßig ist eine Zahlungserinnerung vorgesehen – du kannst sie aber inhaltlich individuell gestalten.
Was ist mit Mahngebühren?
Mahngebühren erzeugt immocloud nicht automatisch – auch nicht beim Auslösen einer Zahlungserinnerung. Du legst sie als separate Buchung an und ordnest sie dem Bankumsatz zu; eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du oben im Abschnitt „Mahngebühren einbuchen". Bitte beachte die rechtlichen Vorgaben.
Welche Kategorie soll ich für Mahngebühren wählen?
Du kannst eine bestehende Einnahmekategorie nutzen oder dir unter Einstellungen → Kostenkategorien eine eigene Kategorie „Mahngebühren" anlegen. Eine eigene Kategorie macht spätere Auswertungen und den DATEV-Export sauberer.
Wie hoch darf eine Mahngebühr sein?
Die Höhe ist rechtlich vorgegeben und wird von uns als Software-Anbieter nicht beurteilt. Wende dich bei Unsicherheit an deinen Anwalt oder einen Eigentümerverband.
Kann ich die Mahngebühr auch ohne Bankumsatz erfassen?
Ja. Wird die Gebühr bar oder außerhalb der Bank ausgeglichen, verbuchst du sie über die Mahngebühr-Position direkt als Barzahlung oder markierst sie als bezahlt.
Was sonst noch wichtig ist
Freundlich formulierte Mahnungen führen oft zu einer schnelleren Reaktion
Wenn ein Mieter länger nicht zahlt, dokumentiere deine Mahnungen sorgfältig – sie können später wichtig sein
Lege die Mahngebühr immer separat von der Miete an – so bleiben die Beträge in Berichten und Exporten getrennt sichtbar
Bei wiederkehrenden Mahnungen kannst du die manuelle Buchung als Ausgangspunkt dokumentieren und im Schreiben an den Mieter referenzieren