Gibt es vorgefertigte Mahnungsvorlagen bei Zahlungsverzug und wie kann ich sie anpassen?
In immocloud findest du eine Systemvorlage für die Zahlungserinnerung – diese ist auf die Mahnung offener Mieten ausgelegt. Für die Mahnung anderer offener Positionen (z. B. Betriebskosten- oder Heizkosten-Nachzahlung, NK-Vorauszahlung, Kaution) gibt es aktuell keine eigene Systemvorlage. Du kannst dir aber jederzeit eine eigene Textvorlage anlegen – diese steht dann kontoweit für alle Mieter zur Verfügung.
So gehst du vor
Schritt 1: Einstellungen → Textvorlagen öffnen
Klicke oben rechts auf dein Profil → Einstellungen
Wähle den Bereich Textvorlagen
Schritt 2: Neue Textvorlage erstellen
Klicke unten rechts auf + Textvorlage erstellen
Vergib einen sprechenden Namen, z. B. „Zahlungserinnerung Nebenkosten" oder „2. Mahnung Miete"
Schritt 3: Text formulieren und Platzhalter einfügen
Formuliere den Text der Mahnung
Über die Platzhalter-Liste am rechten Rand fügst du dynamische Felder wie Mietername, Adresse oder Objektname ein – diese werden beim Versand automatisch befüllt
Speichern
Schritt 4: Vorlage beim Versand auswählen
Gehe zu Nachrichten → klicke auf das + oben links
Wähle den Mieter aus deinen Kontakten
Klicke unterhalb des Nachrichtenfeldes auf Vorlage einfügen und wähle deine neu angelegte Vorlage
Versandweg: E-Mail, Mieterportal oder Brief – Briefe optional auch als Einschreiben
Schritt 5 (optional): Systemvorlage „Zahlungserinnerung" anpassen
Die mitgelieferte Systemvorlage „Zahlungserinnerung" kannst du unter Einstellungen → Textvorlagen über das Stift-Symbol direkt bearbeiten – z. B. um den Text auf deine Tonalität anzupassen
Fragen, Tipps & Antworten
Gibt es eine Systemvorlage speziell für die Mahnung von Nebenkosten?
Nein. Die Systemvorlage „Zahlungserinnerung" ist inhaltlich auf offene Mieten ausgelegt. Für Nebenkosten-Mahnungen legst du dir am besten eine eigene Vorlage an – einmal angelegt, steht sie kontoweit zur Verfügung.
Wo finde ich die Systemvorlage „Zahlungserinnerung"?
Unter Profil → Einstellungen → Textvorlagen. Dort kannst du sie über das Stift-Symbol bearbeiten oder über das Auge-Symbol eine Vorschau aufrufen.
Kann ich Platzhalter in meiner eigenen Vorlage verwenden?
Ja. Am rechten Rand des Vorlagen-Editors findest du die Liste aller verfügbaren Platzhalter – setze den Cursor an die gewünschte Stelle und klicke den Platzhalter an. Beim Versand wird der Platzhalter automatisch mit den realen Mieter- oder Vertragsdaten ersetzt.
Wie viele Mahnstufen unterstützt immocloud?
Standardmäßig ist eine Zahlungserinnerung vorgesehen. Du kannst dir aber beliebig viele eigene Vorlagen für unterschiedliche Mahnstufen anlegen (z. B. „1. Mahnung", „2. Mahnung", „Letzte Mahnung").
Gibt es eine vollautomatische Mahnung oder einen Mahnlauf?
Nein, eine vollautomatische Mahnung gibt es derzeit nicht. Die Zahlungserinnerung wird pro Mietverhältnis manuell ausgelöst.
Kann ich eine Word- oder PDF-Vorlage hochladen?
Vermietervorlagen (Word-Dokumente) kannst du unter Profil → Einstellungen → Vermietervorlagen herunterladen und extern anpassen. Für den direkten Versand aus immocloud arbeitest du aber mit Textvorlagen im System – die haben den Vorteil, dass Platzhalter automatisch befüllt und der Versand inklusive Mieterportal und Briefversand abgewickelt wird.
Was sonst noch wichtig ist
Lege für jede Mahnstufe eine eigene Vorlage an – das hält die Texte übersichtlich
Eine sauber formulierte Zahlungserinnerung führt erfahrungsgemäß zu einer schnelleren Reaktion
Bei länger ausbleibenden Zahlungen dokumentiere die Mahnungen sorgfältig – sie können später wichtig sein
Mahngebühren legst du als separate Buchung an – siehe dazu den Artikel Mahnungen erstellen
Rechtliche Fragen zur Mahnhöhe, Form oder Zustellung bitte mit einem Anwalt oder Eigentümerverband klärenWenn du noch mehr zu diesem Thema wissen möchtest …
Starte direkt mit unserem Chatbot in immocloud. Er kennt (fast) alle Antworten und bringt dich sofort mit unserem Team in Kontakt, wenn du tiefer ins Thema einsteigen willst.
Unser Customer Support ist auch direkt für dich da:
☎️ Telefon: 0211 / 975 374 90
📱 WhatsApp: 0157 / 923 962 42
✨ immocloud erstmal kennenlernen? Dann schnapp dir einen Platz in einem unserer Webinare