Mit immocloud erstellst du deine Nebenkostenabrechnung blitzschnell und digital – von der ersten Buchung bis zum fertigen Anschreiben. So hast du alles perfekt vorbereitet und kannst die Abrechnung direkt an deine Mieter versenden.
So gehst du vor
Schritt 1: Bereich Nebenkosten öffnen
Klicke im Menü links auf „Nebenkosten“.
Hier siehst du alle Abrechnungen (in Bearbeitung oder abgeschlossen).
Schritt 2: Abrechnung starten
Klicke auf „Neue Abrechnung erstellen“.
Alternativ: Wähle „BKA aus Vorjahr erstellen“, um eine Abrechnung aus dem letzten Jahr zu übernehmen.
Schritt 3: Objekt und Zeitraum wählen
Wähle das gewünschte Objekt aus.
Lege den Abrechnungszeitraum fest.
Klicke auf „Abrechnung erstellen“.
Schritt 4: Einheiten und Vorauszahlungen prüfen
Du kannst Einheiten abwählen (z. B. Garagen, Stellplätze).
Lege fest, ob alle Vorauszahlungen berücksichtigt werden sollen.
Klicke auf „Weiter“.
Schritt 5: Absender- und Kontaktdaten überprüfen
Absenderinfos und Kontodaten werden automatisch aus dem Objekt übernommen.
Du kannst individuelles Briefpapier hinterlegen, falls gewünscht.
Schritt 6: Objekt- und Mieterdaten kontrollieren
Prüfe Fläche, Personenanzahl und Vorauszahlungen pro Einheit.
Fehlende Stammdaten kannst du direkt ergänzen.
Klicke auf „Weiter“.
Schritt 7: Kostenaufstellung für das Objekt
Alle relevanten Buchungen aus den Finanzen werden automatisch übernommen.
Lege fest, wie die Kosten verteilt werden sollen (z. B. nach Einheiten, Personen, Verbrauch).
Du kannst Kosten manuell hinzufügen oder Verteilerschlüssel individuell anpassen.
Schritt 8: Kostenaufstellung für einzelne Einheiten
Lege Kosten fest, die nur für bestimmte Einheiten gelten.
Beispiel: Aufzugskosten nur für die oberen Wohnungen.
Du kannst auch direkt einem Mieter Kosten zuordnen.
Schritt 9: Prüfung und Abschluss
Überprüfe den Saldo jedes Mieters und das Anschreiben.
Vorschau: Schaue dir das fertige Anschreiben an.
Klicke auf „Abschließen“ oder „Abschließen und versenden“.
Schritt 10: Versandweg auswählen
Du kannst den Versandweg für jeden Mieter festlegen: E-Mail, Brief, Mieterportal oder Einschreiben.
Klicke auf „Weiter“, überprüfe die Empfänger und versende die Abrechnung.
Häufige Fragen und Tipps
Was ist „BKA aus Vorjahr erstellen“?
Du kannst eine alte Abrechnung als Vorlage nehmen – spart Zeit und übernimmt die bestehende Struktur.
Wie lange dauert der Versand?
Direkt nach dem Versand wird alles dokumentiert und als Nachricht in immocloud hinterlegt.
Was passiert mit Lohnkosten?
Wenn Lohnkosten gebucht wurden, erscheinen sie automatisch in der Abrechnung (separat ausgewiesen).
Kann ich später Änderungen machen?
Fertige Abrechnungen sind gesperrt. Änderungen kannst du nur über „BKA aus Vorjahr erstellen“ vornehmen.
Zusätzliche Hinweise oder Tipps
Achte vor dem Erstellen der Abrechnung darauf, dass alle Buchungen in „Finanzen“ korrekt und vollständig sind.
Nutze die Filter- und Suchfunktionen, um gezielt Objekte oder Abrechnungen zu finden.
Für den Versand per Post oder Einschreiben benötigst du ein entsprechendes Abo
E-Mail und Mieterportal sind standardmäßig verfügbar.
Videos sagen mehr als Worte
Zu diesem Thema findest du auch ein kurzes Video-Tutorial, das dir die wichtigsten Schritte anschaulich erklärt. Schau es dir gerne hier an:
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