Vorgangsmanagement – Aufgaben zentral verwalten
Als Vermieter oder Verwalter fallen täglich viele To-Dos an – oft verstreut in Excel-Listen, Notizbüchern oder WhatsApp-Nachrichten. Das Vorgangsmanagement in immocloud bündelt all diese Aufgaben an einem Ort: zentral, übersichtlich und direkt verknüpft mit deinen Objekten, Einheiten und Kontakten.
Wo findest du das Vorgangsmanagement?
Das Vorgangsmanagement findest du links in der Menüleiste unter dem Menüpunkt Vorgänge. Dort öffnet sich ein zentrales Dashboard mit allen offenen Vorgängen – inklusive Objekt, Einheit, verknüpften Kontakten, Start- und Fälligkeitsdatum, Verantwortlichem und Labels.
Neuen Vorgang anlegen
Schritt 1: Vorgang starten
Klicke oben rechts auf Neuer Vorgang.
Wähle Ohne Vorlage fortfahren oder starte direkt mit einer gespeicherten Vorlage.
Schritt 2: Details eintragen
Vergib einen Namen und optional eine Beschreibung.
Verknüpfe ein Objekt, eine Einheit und den zugehörigen Mieter als Kontakt.
Setze ein Startdatum und eine Fälligkeit – du wirst automatisch erinnert, sobald der Vorgang überfällig ist.
Weise einen Verantwortlichen zu – dich selbst oder einen eingeladenen Subuser.
Schritt 3: Optional ergänzen und speichern
Vergib ein Label (z. B. „Wichtig") und füge bei Bedarf eine Schnell-Checkliste oder Anhänge hinzu.
Dokumente kannst du entweder neu hochladen oder direkt aus immocloud verknüpfen.
Klicke auf Speichern – der Vorgang erscheint sofort im Dashboard.
To-Dos innerhalb eines Vorgangs anlegen
Für komplexere Vorgänge mit mehreren Schritten und verschiedenen Zuständigen kannst du innerhalb eines Vorgangs einzelne To-Dos anlegen. Das ist besonders hilfreich, wenn unterschiedliche Personen für Teilaufgaben verantwortlich sind.
Schritt 1: To-Do erstellen
Öffne den Vorgang und scrolle nach unten zu Neues To-Do anlegen.
Gib dem To-Do einen Namen (z. B. „Schreiben aufsetzen") und optional eine Beschreibung.
Schritt 2: Details zuweisen
Setze ein eigenes Start- und Fälligkeitsdatum – unabhängig vom Hauptvorgang.
Weise einen Verantwortlichen zu und speichere das To-Do.
Der Fortschrittskreis im Vorgang zeigt dir automatisch an, wie viele To-Dos bereits erledigt sind. Einzelne To-Dos kannst du jederzeit abhaken.
Vorlagen nutzen und erstellen
Für wiederkehrende Vorgänge – z. B. Schadensmeldungen oder regelmäßige Aufgaben – gibt es Vorlagen, mit denen du neue Vorgänge blitzschnell anlegen kannst.
Eigene Vorlage erstellen: Lege einen Vorgang einmalig vollständig an und speichere ihn als Vorlage – inklusive To-Dos und Verantwortlichen. Beim nächsten Mal einfach Vorlage auswählen und loslegen.
Vorlagenfinder: immocloud stellt fertige Vorlagen bereit, z. B. für Schadensmeldungen. Einfach über das Menü Vorlagen aufrufen, auswählen, bei Bedarf individualisieren und direkt als neuen Vorgang nutzen.
Dashboard, Filter und Fälligkeiten
Im Vorgänge-Dashboard hast du verschiedene Möglichkeiten, den Überblick zu behalten:
Filtere nach Status, Objekt, Label, Kontakt und Fälligkeit.
Überfällige Vorgänge werden mit einem roten Fälligkeitsdatum markiert – so siehst du auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht.
Im Verlauf eines Vorgangs werden alle Änderungen und Kommentare transparent protokolliert – besonders wertvoll bei der Arbeit mit mehreren Personen.
Über die Kommentarfunktion kannst du direkt im Vorgang Hinweise für Mitarbeitende hinterlassen.
Labels erstellen und verwalten
Unter dem Reiter Labels im Vorgangsbereich kannst du eigene Labels anlegen und ihnen eine Farbe zuweisen. Labels stehen danach allen Subusern zur Verfügung und können beliebigen Vorgängen zugeordnet werden.
Vorgang abschließen und archivieren
Hake alle To-Dos ab und klicke auf Vorgang abschließen – der Vorgang verschwindet aus der Liste der offenen Vorgänge und wird als erledigt markiert.
Anschließend hast du die Möglichkeit, den Vorgang zu archivieren.
Benachrichtigungen
Du bekommst automatisch Benachrichtigungen, wenn ein Vorgang angelegt wird, in dem du verknüpft bist, oder wenn ein Vorgang bzw. To-Do überfällig ist. Benachrichtigungen erscheinen im Benachrichtigungscenter in immocloud und werden zusätzlich per E-Mail zugestellt.
Fragen, Tipps & Antworten
Kann ich einen Vorgang auch ohne Objekt anlegen?
Ja – die Verknüpfung mit Objekt, Einheit und Kontakt ist optional.
Können Subuser eigene Vorgänge anlegen?
Ja, sofern sie die entsprechenden Rechte im Profil haben.
Was passiert, wenn eine Fälligkeit abläuft?
Der Vorgang wird im Dashboard rot markiert und du erhältst eine Benachrichtigung per E-Mail und im Benachrichtigungscenter.
Kann ich Dokumente aus immocloud direkt an einen Vorgang hängen?
Ja – beim Anlegen oder Bearbeiten eines Vorgangs kannst du vorhandene Dokumente aus immocloud verknüpfen oder neue hochladen.
Was sonst noch wichtig ist
Nutze Labels konsequent, um Vorgänge schnell filtern und priorisieren zu können.
Vorlagen lohnen sich besonders bei wiederkehrenden Prozessen – einmal angelegt, sparst du dir bei jedem neuen Vorgang Zeit.
Der Verlauf im Vorgang ersetzt lange E-Mail-Ketten – alle Beteiligten sehen, was wann erledigt wurde.
Wenn du noch mehr zu diesem Thema wissen möchtest …
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Videos sagen mehr als Worte
Zu diesem Thema findest du auch ein kurzes Video-Tutorial, das dir die wichtigsten Schritte anschaulich erklärt. Schau es dir gerne hier an:
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