Viele Aufgaben entstehen genau dort, wo auch die Kommunikation stattfindet: in deinem Postfach. Eine Schadensmeldung vom Mieter, eine Rückfrage der Behörde, ein Auftrag an den Handwerker. Damit daraus nicht erst eine Notiz und später ein manuell getippter Vorgang wird, kannst du in immocloud direkt aus jeder Nachricht einen Vorgang erzeugen – die KI übernimmt dabei die Vorarbeit.
Wo findest du die Funktion?
Öffne eine Nachricht unter Nachrichten. In der geöffneten Nachricht findest du den Stern-Button oben rechts. Ein Klick genügt – die KI liest die Nachricht und erstellt daraus einen Vorschlag für einen neuen Vorgang.
Die Funktion steht dir bei allen E-Mail- und Portal-Nachrichten zur Verfügung.
So funktioniert es
Schritt 1: Nachricht öffnen
Gehe in der Menüleiste auf Nachrichten und öffne die gewünschte Nachricht.
Schritt 2: Sparkles-Button klicken
Klicke auf den Stern-Button oben rechts neben der Nachricht.
Die KI wertet den Inhalt der Nachricht aus und schlägt automatisch einen Titel und eine Beschreibung für den Vorgang vor.
Schritt 3: Vorschlag prüfen und speichern
Prüfe den Vorschlag und passe Titel, Beschreibung oder weitere Felder bei Bedarf an.
Ergänze wie gewohnt Objekt, Einheit, Fälligkeit, Verantwortlichen oder Label oder weitere Aufgaben.
Klicke auf Speichern – der Vorgang erscheint sofort im Vorgänge-Dashboard.
Der passende Kontakt hängt automatisch am Vorgang
Du musst den Gesprächspartner nicht manuell heraussuchen – immocloud verknüpft ihn automatisch:
Bei empfangenen Nachrichten wird der Absender verknüpft.
Bei gesendeten Nachrichten wird der Empfänger verknüpft.
Das funktioniert auch bei Absendern, die nicht als Kontakt gespeichert sind.
Auch aus selbst gesendeten Mails
Die Funktion arbeitet in beide Richtungen. Du kannst also nicht nur aus eingehender Post einen Vorgang machen, sondern auch aus einer Mail, die du selbst verschickt hast. So bleibt der von dir angestoßene Auftrag nachverfolgbar.
Die KI erkennt dabei die Richtung der Nachricht und formuliert den Vorschlag entsprechend.
Fragen, Tipps & Antworten
Kann ich den KI-Vorschlag noch ändern? Ja – Titel und Beschreibung sind reine Vorschläge. Du kannst alles vor dem Speichern anpassen.
Was passiert, wenn der Absender kein gespeicherter Kontakt ist? Der Gesprächspartner wird trotzdem am Vorgang verknüpft. Du musst ihn nicht vorher als Kontakt anlegen.
Funktioniert das auch bei Nachrichten aus dem Mieterportal? Ja – die Funktion steht bei E-Mail- und Portal-Nachrichten gleichermaßen zur Verfügung.
Was sonst noch wichtig ist
Prüfe den KI-Vorschlag kurz, bevor du speicherst – gerade bei langen Mailverläufen kann der Kern der Aufgabe von deiner Einschätzung abweichen.
Ergänze direkt beim Anlegen Objekt und Einheit, damit der Vorgang später sauber filterbar ist.
Wie du Vorgänge weiterbearbeitest, To-Dos ergänzt oder abschließt, liest du im Artikel Vorgangsmanagement – Aufgaben zentral verwalten.
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