Abschlagszahlungen mit mehreren Kostenarten in immocloud verbuchen
Monatliche Abschlagszahlungen an Versorger wie die Stadtwerke enthalten oft mehrere Kostenarten in einer einzigen Buchung – zum Beispiel Strom, Gas, Wasser, Abwasser und Niederschlagswasser. Damit diese Kosten in deiner Betriebskostenabrechnung später korrekt nach Kostenart getrennt und mit dem passenden Verteilerschlüssel umgelegt werden können, splittest du die Buchung beim Verbuchen auf. Hier zeigen wir dir, wie das geht – und wie du am Jahresende die Endabrechnung sauber ergänzt.
So gehst du vor
Schritt 1: Bankumsatz auswählen
Gehe in den Reiter „Bankkonten“.
Wähle den entsprechenden Bankumsatz, zum Beispiel den Abschlag der Stadtwerke.
Klicke rechts auf „Umsatz als sonstige Einnahme/Ausgabe verbuchen“.
Schritt 2: Betrag aufteilen
Klicke in der Buchungsmaske unten rechts auf „Betrag aufteilen“.
Lege pro Position eine eigene Teilbuchung an – etwa eine Zeile für Strom, eine für Gas, eine für Wasser.
Trage jeweils den passenden Teilbetrag ein.
Schritt 3: Kategorie und Umlagefähigkeit setzen
Wähle für jede Teilbuchung die passende Kostenkategorie, zum Beispiel Strom, Wasser oder Abwasser.
Markiere umlagefähige Positionen über das Mehrfamilienhaus-Symbol.
Optional: Lege einen benutzerdefinierten Abrechnungszeitraum fest, falls die Rechnung mehrere Monate abdeckt.
Schritt 4: Speichern
Speichere die Aufteilung. Auf dem Bankkonto bleibt der eine Umsatz, im System hast du die Kostenarten sauber getrennt.
Schritt 5: Jahresabrechnung ergänzen
Kommt am Jahresende die Endabrechnung des Versorgers, ergänzt du die Differenz.
Eine Nachzahlung verbuchst du als zusätzliche Ausgabe, ein Guthaben als Einnahme. Minusbeträge sind in einer Sammelbuchung nicht möglich, deshalb läuft das als separate Position.
Beide Positionen weist du dem zugehörigen Bankumsatz zu. Auf der Bank steht der Saldo, im System bleiben Einnahme und Ausgabe getrennt.
Fragen, Tipps & Antworten
Muss ich die monatlichen Abschläge oder die Jahresendabrechnung in die Betriebskostenabrechnung einfließen lassen?
Beides. In die Betriebskostenabrechnung gehen die tatsächlichen Kosten des Abrechnungsjahres ein – das ergibt sich automatisch aus den laufenden Abschlägen plus Nachzahlung beziehungsweise minus Guthaben. Wichtig ist nur, dass du alles im richtigen Abrechnungsjahr verbuchst.
Was, wenn die Jahresendabrechnung das Vorjahr betrifft?
Du kannst pro Buchung einen benutzerdefinierten Abrechnungszeitraum festlegen. So landen die Kosten taggenau im richtigen Jahr.
Kann ich Sammel-Abschläge auch gesammelt unter einer Kategorie laufen lassen?
Technisch ja, aber dann lassen sich Strom, Wasser und Abwasser später nicht mehr getrennt umlegen – jede Buchung kann nur einer Kategorie zugeordnet werden. Es lohnt sich, gleich beim Verbuchen aufzuteilen.
Was, wenn der Abschlag mehrere Objekte betrifft?
Die Aufteilung auf mehrere Objekte erfolgt über dieselbe Funktion „Betrag aufteilen“ – jede Teilbuchung wird einem eigenen Objekt zugewiesen.
Was sonst noch wichtig ist
Lade den Abschlagsbescheid beziehungsweise die Jahresabrechnung als Beleg hoch – das hilft später beim Steuerberater und bei der Betriebskostenabrechnung.
Achte auf die richtige Kategorie pro Kostenart, denn daran hängt der Verteilerschlüssel in der Betriebskostenabrechnung – etwa Wasser nach Verbrauch, Allgemeinstrom nach Fläche.
Nicht umlagefähige Anteile, zum Beispiel eigener Stromverbrauch im Leerstand, markierst du in der jeweiligen Teilbuchung entsprechend.
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