Kosten nur auf einen Teil der Einheiten umlegen – einzelne Ausnahmen, mehrere Zähler, mehrere Häuser
Nicht jede Kostenart betrifft alle Einheiten eines Objekts. Vielleicht hat ein Haus zwei Hausnummern mit je eigenem Wasserzähler, vielleicht gilt eine Gebäudeversicherung nur für einen Gebäudeteil, oder eine einzelne Einheit soll von der Hausreinigung ausgenommen werden. Auf Objektebene lässt sich eine Einheit nicht ausklammern – dort gilt jede Kostenposition immer für alle. Je nach Fall gibt es drei Wege, die Verteilung trotzdem sauber abzubilden.
So gehst du vor
Weg 1: Einzelne Einheiten von einer Kostenposition ausschließen
Der einfachste Fall: Eine Kostenart betrifft nur einen Teil der Einheiten, zum Beispiel die Hausreinigung.
Öffne die Betriebskostenabrechnung und wechsle in den Schritt „Kostenaufstellung und Verteilung der Einheiten“.
Lege die Kostenart dort neu an.
Wähle über „betroffene Einheiten“ nur die Einheiten aus, auf die die Kosten entfallen sollen, und wähle die übrigen ab.
Behalte den passenden Verteilerschlüssel bei, etwa „Personenanzahl“ oder „Wohnfläche“. Die Verteilung greift dann nur unter den ausgewählten Einheiten.
Wurde die Position bereits automatisch aus den Finanzen auf Objektebene übernommen, entferne sie dort über das Mülleimer-Symbol – sonst erscheinen die Kosten doppelt.
Weg 2: Mehrere Zähler in einem Objekt getrennt abrechnen
Dieser Weg passt, wenn mehrere Zähler derselben Kostenart nebeneinander laufen – etwa je ein Wasserzähler pro Hausnummer.
Öffne das Zählermanagement und lege pro Zählerbereich einen eigenen Zähler an, zum Beispiel „Wasser Hausnummer 1“ und „Wasser Hausnummer 2“. Vergib jeweils eine Zählernummer und trage Anfangs- und Endstand ein.
Verbuche den Bankumsatz der Rechnung als „Sonstige Ausgabe“ gegen das Objekt und markiere ihn als umlagefähig. Den vollen Betrag buchst du gegen das Objekt – die Aufteilung passiert erst in der Abrechnung.
Lösche im Schritt „Kostenaufstellung und Verteilung des Objektes“ die automatisch übernommene Position über das Mülleimer-Symbol.
Füge im Schritt „Kostenaufstellung und Verteilung der Einheiten“ die Kostenart zweimal manuell hinzu – einmal pro Zählerbereich. Wähle pro Position nur die zugehörigen Einheiten aus, stelle den Verteilerschlüssel auf „Verbrauch“ und wähle unter „Abrechnungsart“ den passenden Zähler.
Weg 3: Individueller Verteilerschlüssel pro Haus (Dauerlösung)
Wenn regelmäßig Kosten anfallen, die nur ein Haus betreffen – Versicherung, Hausmeister, Aufzug –, lohnt sich ein fester Schlüssel statt einer Einzelfalllösung.
Öffne dein Objekt, gehe zum Reiter „Abrechnungsdaten“ und dort zu „Verteilerschlüssel“.
Klicke auf „Verteilerschlüssel hinzufügen“, wähle „Individueller Schlüssel“ und vergib einen Namen, zum Beispiel „Haus A“.
Trage für jede Einheit den passenden Wert ein: Einheiten in Haus A bekommen einen Wert, Einheiten in Haus B eine 0. Lege anschließend einen zweiten Schlüssel „Haus B“ spiegelverkehrt an.
Verbuche die Rechnung wie gewohnt als sonstige Ausgabe auf das Objekt und wähle in der Abrechnung bei der Kostenposition deinen individuellen Schlüssel. Die Kosten werden automatisch nur auf die Einheiten des jeweiligen Hauses verteilt.
Zum Abschluss: Vorschau prüfen
Gehe zum Schritt „Prüfung und Abschluss“.
Kontrolliere, ob jede Einheit wirklich nur mit den Kosten belastet wird, die auf sie entfallen.
Fragen, Tipps & Antworten
Welcher Weg passt für meinen Fall?
Geht es um eine einzelne Ausnahme oder eine einmalige Rechnung, reicht Weg 1. Laufen mehrere Zähler derselben Kostenart im Objekt, brauchst du Weg 2, weil die Verbrauchswerte pro Zähler zugeordnet werden müssen. Fallen dagegen regelmäßig Kosten für nur ein Haus an, ist Weg 3 die bequemste Lösung – einmal anlegen, dauerhaft nutzen.
Kann ich eine Einheit direkt auf Objektebene ausklammern?
Nein. Auf Objektebene gilt eine Kostenposition immer für alle Einheiten. Sobald nur ein Teil betroffen ist, erfasst du die Kostenart auf Einheitenebene oder arbeitest mit einem individuellen Verteilerschlüssel.
Kann ich beim Verbuchen mehrere Einheiten gleichzeitig auswählen?
Nein. Beim Buchen kannst du entweder das ganze Objekt oder eine einzelne Einheit zuordnen. Die Verteilung auf einen Teil der Einheiten regelst du über die oben gezeigten Wege.
Kann ich den Bankumsatz direkt einem Zähler zuordnen?
Nein. Bankumsätze werden immer einem Objekt zugeordnet, nicht einem Zähler. Die Trennung pro Zähler passiert ausschließlich in der Betriebskostenabrechnung.
Muss ich die Rechnung mehrfach verbuchen, wenn zwei Häuser betroffen sind?
Nein. Eine Buchung reicht. Die Trennung erfolgt über den Verteilerschlüssel beziehungsweise die Einheitenauswahl in der Abrechnung.
Warum muss ich die Position auf Objektebene löschen?
Sonst erscheinen die Kosten doppelt – einmal objektweit und einmal über deine gezielten Positionen. Mit dem Löschen stellst du sicher, dass die Aufteilung nur über den gewählten Weg läuft.
Was, wenn ein Mieterwechsel in eine der Einheiten fällt?
Unterjährige Ein- und Auszüge werden weiterhin zeitanteilig berechnet. Bei verbrauchsabhängigen Positionen kannst du für jeden Mieter die Verbrauchsverteilung anlegen – so wird der Verbrauch sauber zwischen Alt- und Neumieter getrennt.
Gilt das auch für Heizung oder Strom?
Ja. Sobald mehrere Zähler einer Kostenart in einem Objekt liegen, ist die Logik dieselbe: eine Position pro Zähler, jeweils nur mit den zugehörigen Einheiten.
Was sonst noch wichtig ist
Achte darauf, dass jeder Zähler in den Einheiten hinterlegt ist – sonst steht er in der Abrechnung nicht zur Auswahl.
Eine getrennte Bankbuchung pro Hausnummer ist nicht nötig. Ein Bankumsatz pro Rechnung gegen das Objekt reicht.
Besteht eine Rechnung aus mehreren Positionen wie Frisch- und Schmutzwasser, kannst du den Umsatz beim Verbuchen über „Betrag aufteilen“ splitten und jede Teilbuchung eigen kategorisieren.
Du kannst beliebig viele individuelle Verteilerschlüssel pro Objekt anlegen – auch für Sonderfälle wie einen Aufzug in nur einem Haus oder Gartenkosten nur für Erdgeschossmieter. Sie lassen sich jederzeit anpassen, wenn sich Strukturen ändern.
Kostenarten, die alle Einheiten betreffen, erfasst du weiterhin auf Objektebene.
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