Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung können Sonderfälle auftreten – z. B. Leerstände, unterjährige Mieterwechsel oder individuelle Verteilungen. Hier zeigen wir dir konkret, wie du mit diesen Situationen in immocloud umgehst.
1. Leerstand erscheint, obwohl ein Mieter vorhanden ist
So entfernst du einen unerwünschten Leerstand in der Abrechnung
Schritt 1: Einheit prüfen
Gehe zu „Objekte“
Wähle die betroffene Einheit aus
Öffne den Bereich „Mietverhältnisse“
Prüfe, ob für den Zeitraum ein Mietverhältnis angelegt ist
Schritt 2: Mietverhältnis ergänzen
Neues Mietverhältnis anlegen
Mietbeginn, Kaltmiete, Vorauszahlung und Personenanzahl eintragen
Speichern
Schritt 3: Nebenkostenabrechnung aktualisieren
Öffne die Nebenkostenabrechnung
Aktualisiere die Daten oder starte die Abrechnung neu
Der Leerstand sollte nun nicht mehr erscheinen
2. Direktkosten einem einzelnen Mieter zuweisen
Wenn nur eine Mietpartei eine bestimmte Rechnung tragen soll
Schritt 1: Neue Kostenposition anlegen
Öffne die betroffene Nebenkostenabrechnung
Klicke auf „Kosten erfassen“
Lege eine neue Kostenart an, zum Beispiel Reparatur Mülltonne
Schritt 2: Verteilerschlüssel "Direkt" wählen
Wähle "Direkt" als Schlüssel
Trage den exakten Betrag in „Gesamtkosten“ ein
Weise die Kosten ausschließlich einer Einheit zu
Schritt 3: Vorschau prüfen
Öffne die Vorschau
Kontrolliere, ob die Zuordnung korrekt erfolgt ist
3. Abrechnung bei unterjährigem Ein- oder Auszug
So bildest du unterschiedliche Nutzungszeiträume korrekt ab
Schritt 1: Mietzeitraum prüfen
Öffne die Einheit
Gehe zum Mietverhältnis
Stelle sicher, dass Beginn und Ende korrekt eingetragen sind
Schritt 2: Abrechnungszeitraum festlegen
Wähle den gewünschten Abrechnungszeitraum
immocloud rechnet automatisch anteilig nach Tagen
Schritt 3: Vorschau prüfen
Kontrolliere die Aufteilung der Kosten auf den jeweiligen Mietzeitraum
4. Unterschiedliche Verteilerschlüssel kombinieren
Wenn zum Beispiel Müll nach Personen, Reinigung nach Fläche abgerechnet wird
Schritt 1: Kostenpositionen einzeln anlegen
Lege jede Kostenart separat an
Schritt 2: Verteilerschlüssel zuweisen
Wähle für jede Kostenposition den passenden Schlüssel
Erstelle bei Bedarf vorher neue Verteilerschlüssel im Objekt
Schritt 3: Verteilung kontrollieren
Prüfe die Vorschau auf korrekte Zuordnung je Kostenart
5. Abrechnung enthält Vorauszahlung und Pauschale
So gehst du mit gemischten Kostenarten in einer Einheit um
Schritt 1: Mietvertrag prüfen
Kläre, welche Positionen als Pauschale gelten
Trenne diese von den umlagefähigen Vorauszahlungen
Schritt 2: Buchungen im Bereich „Finanzen“ anpassen
Pauschalen nicht einbuchen oder separat kennzeichnen
Nur umlegbare Kosten korrekt buchen
Schritt 3: Abrechnung anpassen
Trage ausschließlich relevante Vorauszahlungen ein
Passe manuell an, falls die Voreinstellungen nicht ausreichen
Was sonst noch wichtig ist
Leerstände entstehen, wenn kein Mietverhältnis für den Zeitraum hinterlegt ist
Der Verteilerschlüssel „Direkt“ erlaubt die Zuweisung einzelner Posten
Unterjährige Mieterwechsel werden automatisch berücksichtigt, wenn die Daten korrekt gepflegt sind
Prüfe immer die Vorschau, bevor du die Abrechnung finalisierst
Wenn du noch mehr zu diesem Thema wissen möchtest …
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