Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung können Sonderfälle auftreten – z. B. Leerstände, unterjährige Mieterwechsel oder individuelle Verteilungen. Hier zeigen wir dir konkret, wie du mit diesen Situationen in immocloud umgehst.
1. Leerstand erscheint, obwohl ein Mieter vorhanden ist
So entfernst du einen unerwünschten Leerstand in der Abrechnung.
Schritt 1: Einheit prüfen
Gehe zu „Objekte"
Wähle die betroffene Einheit aus
Öffne den Bereich „Mietverhältnisse"
Prüfe, ob für den Zeitraum ein Mietverhältnis angelegt ist
Schritt 2: Mietverhältnis ergänzen
Neues Mietverhältnis anlegen
Mietbeginn, Kaltmiete, Vorauszahlung und Personenanzahl eintragen
Speichern
Schritt 3: Nebenkostenabrechnung aktualisieren
Öffne die Nebenkostenabrechnung
Aktualisiere die Daten oder starte die Abrechnung neu
Der Leerstand sollte nun nicht mehr erscheinen
2. Direktkosten einem einzelnen Mieter zuweisen
Wenn nur eine Mietpartei eine bestimmte Rechnung tragen soll.
Schritt 1: Neue Kostenposition anlegen
Öffne die betroffene Nebenkostenabrechnung
Wechsle in den Schritt „Kostenaufstellung und Verteilung der Einheiten"
Klicke auf „Kosten hinzufügen" und lege eine neue Kostenart an, z. B. „Reparatur Mülltonne"
Schritt 2: Verteilerschlüssel „Direkt" wählen
Wähle „Direkt" als Schlüssel
Wähle den Mieter aus, dem die Kosten zugewiesen werden sollen
Trage den exakten Betrag in „Gesamtkosten" ein
Schritt 3: Vorschau prüfen
Öffne die Vorschau
Kontrolliere, ob die Zuordnung korrekt erfolgt ist
3. Mieterwechsel oder Leerstand: individuelle Beträge pro Mieter
Wenn du innerhalb einer Einheit verschiedenen Mietern unterschiedliche Beträge zuweisen willst – z. B. weil du eine externe Abrechnung (Abwasser, Wasser, Strom) bereits nach Mieter aufgeteilt vorliegen hast.
Wichtig: Hierfür ist nicht der individuelle Verteilerschlüssel zuständig (der ist für die Aufteilung zwischen mehreren Einheiten), sondern der Verteilerschlüssel „Direkt" – pro Mieter eine eigene Zeile.
Schritt 1: Vorhandene Position prüfen
Öffne die Abrechnung und gehe in den Schritt „Kostenaufstellung und Verteilung der Einheiten"
Wurde die betroffene Position bereits automatisch aus den Finanzen synchronisiert, lösche sie zunächst. Automatisch synchronisierte Positionen lassen sich nicht bearbeiten
Ist noch keine Position vorhanden, gehst du direkt zu Schritt 2
Schritt 2: Position pro Mieter mit „Direkt" anlegen
Klicke auf „Kosten hinzufügen" und lege die Kostenart neu an (z. B. „Abwasser")
Wähle als Verteilerschlüssel „Direkt"
Wähle den ersten Mieter aus und trage den auf ihn entfallenden Betrag als Gesamtkosten ein
Wiederhole den Vorgang für jeden weiteren Mieter – jeweils mit eigener Zeile, „Direkt" und dem zugehörigen Betrag
Schritt 3: Leerstand berücksichtigen
Ein eventueller Leerstand-Anteil lässt sich nicht auf einen Mieter umlegen
Er verbleibt automatisch als nicht umlegbarer Anteil beim Eigentümer – dafür ist keine eigene Position nötig
Schritt 4: Vorschau prüfen
Im Schritt „Prüfung und Abschluss" siehst du in der Vorschau pro Mieter die zugewiesenen Beträge
4. Abrechnung bei unterjährigem Ein- oder Auszug (zeitanteilige Verteilung)
So bildest du unterschiedliche Nutzungszeiträume korrekt ab, wenn du keine eigenen Festbeträge pro Mieter vorgibst.
So funktioniert die anteilige Berechnung in immocloud
immocloud rechnet die Kosten taggenau anteilig auf die Mieter um – aber nur, wenn der Mietzeitraum innerhalb des Abrechnungszeitraums liegt. Beispiel: Abrechnungszeitraum 01.01.–31.12.2026, Mieter zieht zum 31.05.2026 aus. Der Mieter erhält automatisch 151/365 der Gesamtkosten zugewiesen.
Wichtig: Wenn du den Abrechnungszeitraum bewusst verkürzt (z. B. 01.01.–31.05.2026), rechnet immocloud die eingegebenen Kosten nicht von einem Jahresbetrag auf den Zeitraum herunter. Das System nimmt die Kosten als Gesamtkosten dieses Zeitraums. In dem Fall musst du die Kosten selbst anteilig erfassen.
Schritt 1: Mietzeitraum prüfen
Öffne die Einheit und gehe zum Mietverhältnis
Stelle sicher, dass Mietbeginn und Mietende korrekt eingetragen sind
Schritt 2: Abrechnungszeitraum festlegen
Wähle den vollen Abrechnungszeitraum (z. B. 01.01.–31.12.) – nicht den verkürzten
immocloud verteilt die Gesamtkosten dann automatisch anteilig nach Tagen auf alle Mieter im Zeitraum
Schritt 3: Vorschau prüfen
Kontrolliere die Aufteilung der Kosten auf den jeweiligen Mietzeitraum
In der Vorschau siehst du pro Mieter die Anzahl der Tage und den daraus resultierenden Anteil
Sonderfall: Sofort-Abrechnung beim Auszug
Wenn du den ausgezogenen Mieter direkt abrechnen möchtest (vor Ende des Abrechnungsjahrs), erfasst du die Kosten in einer verkürzten Abrechnung anteilig selbst. Beachte, dass die endgültigen Jahreskosten erst nach Jahresende feststehen.
5. Unterschiedliche Verteilerschlüssel kombinieren
Wenn z. B. Müll nach Personen, Reinigung nach Fläche abgerechnet wird.
Schritt 1: Kostenpositionen einzeln anlegen
Lege jede Kostenart separat an
Schritt 2: Verteilerschlüssel zuweisen
Wähle für jede Kostenposition den passenden Schlüssel
Erstelle bei Bedarf vorher neue Verteilerschlüssel im Objekt
Schritt 3: Verteilung kontrollieren
Prüfe die Vorschau auf korrekte Zuordnung je Kostenart
6. Abrechnung enthält Vorauszahlung und Pauschale
So gehst du mit gemischten Kostenarten in einer Einheit um.
Schritt 1: Mietvertrag prüfen
Kläre, welche Positionen als Pauschale gelten
Trenne diese von den umlagefähigen Vorauszahlungen
Schritt 2: Buchungen im Bereich „Finanzen" anpassen
Pauschalen nicht einbuchen oder separat kennzeichnen
Nur umlegbare Kosten korrekt buchen
Schritt 3: Abrechnung anpassen
Trage ausschließlich relevante Vorauszahlungen ein
Passe manuell an, falls die Voreinstellungen nicht ausreichen
Fragen, Tipps & Antworten
Individueller Verteilerschlüssel oder „Direkt"?
Der individuelle Verteilerschlüssel verteilt eine Kostenart auf mehrere Einheiten nach selbst gewählten Werten. „Direkt" weist einen festen Betrag einem einzelnen Mieter (innerhalb einer Einheit) zu. Für Mieterwechsel mit individuellen Beträgen ist „Direkt" der richtige Weg.
Automatisch synchronisierte Position lässt sich nicht ändern?
Positionen, die automatisch aus den Finanzen übernommen wurden, lassen sich nicht bearbeiten – nur löschen. Danach kannst du die gewünschten Positionen manuell anlegen.
Warum werden bei meiner verkürzten Abrechnung (z. B. 01.01.–31.05.) die vollen Jahreskosten ausgewiesen?
Weil immocloud die eingegebenen Kosten als Gesamtkosten des gewählten Abrechnungszeitraums nimmt. Eine Umrechnung von Jahres- auf Teilbetrag erfolgt nicht. Entweder du erstellst eine reguläre Jahresabrechnung (dort greift die anteilige Berechnung automatisch über den Mietzeitraum) oder du trägst die Kosten anteilig auf den Zeitraum ein.
Warum wird „0,41 Personen" als Anteil angezeigt?
Das liegt an der anteiligen Berechnung bei unterjährigem Mieterwechsel – immocloud rechnet auf den Tag genau.
Was passiert mit dem Leerstandsanteil?
Leerstandsanteile werden nicht auf Mieter umgelegt, sondern verbleiben automatisch beim Eigentümer.
Kann ich die Abrechnung nachträglich ändern?
Nur solange sie ein Entwurf ist. Abgeschlossene Abrechnungen kannst du nicht mehr ändern – du kannst aber eine Kopie anlegen und diese bearbeiten.
Was sonst noch wichtig ist
Leerstände entstehen, wenn kein Mietverhältnis für den Zeitraum hinterlegt ist
Der Verteilerschlüssel „Direkt" erlaubt die Zuweisung einzelner Posten an einzelne Mieter
Unterjährige Mieterwechsel werden automatisch zeitanteilig berücksichtigt, wenn der Mietzeitraum kürzer ist als der Abrechnungszeitraum und die Mieterdaten korrekt gepflegt sind
Eine bewusst verkürzte Abrechnung (Zeitraum = Mietzeitraum) ist möglich, aber die Kosten müssen dann selbst anteilig erfasst werden
Prüfe immer die Vorschau, bevor du die Abrechnung finalisierst
👉 Hier findest du weitere Informationen zur smarten Nebenkostenabrechnung von immocloud.