Du siehst in deiner Nebenkostenabrechnung einen Leerstand oder möchtest bewusst einen berücksichtigen? In diesem Artikel erfährst du, warum Leerstände automatisch entstehen können – und wie du sie alternativ aktiv abbildest, je nachdem, wie du die Umlage gestalten möchtest.
So gehst du vor
Schritt 1: Prüfe, ob ein automatischer Leerstand vorliegt
Leerstand wird automatisch angezeigt, wenn kein Mietverhältnis im entsprechenden Zeitraum gepflegt ist.
Die Software erkennt Leerstände anhand von Lücken zwischen zwei Mietverträgen.
Auch bei Abrechnungen während des laufenden Jahres werden zukünftige Monate als Leerstand behandelt, solange kein Mietverhältnis eingetragen ist.
Beispiel:
Mietverhältnis: 01.01.–31.03.
Folgevermietung: ab 01.06.
→ Leerstand: 01.04.–31.05.
Beispiel für laufende Abrechnung:
Abrechnungszeitraum: 01.01.–31.12.
Abrechnung gestartet: 01.03.
→ Monate ab April werden als Leerstand angezeigt, solange keine Mietverhältnisse für diesen Zeitraum eingetragen sind.
Schritt 2: Variante wählen – so kannst du Leerstand aktiv abbilden
Variante 1: Kosten auf vermietete Einheiten umlegen
Lege keine Vorauszahlungen für leerstehende Einheiten an.
Wähle als Verteilerschlüssel z. B. „nach bewohnter Fläche“ oder „nach Personen“.
Die Kosten werden automatisch auf die belegten Einheiten verteilt.
Variante 2: Leerstand mit fiktiver Einheit abbilden
Erstelle eine neue, interne Einheit, z. B. „Leerstand OG2 rechts“.
Weise dieser Einheit keinen Kontakt / Mieter zu.
Trage eine fiktive Vorauszahlung ein, um den Anteil am Leerstand korrekt mit in die Abrechnung aufzunehmen.
Variante 3: Eigentümer übernimmt Leerstandskosten
Wähle beim Verteilerschlüssel „individuell“.
Weise den Anteil der leerstehenden Einheit dem Eigentümer oder einer virtuellen Einheit zu.
So wird der Leerstand klar erfasst, ohne auf andere Mieter umzulegen.
Fragen, Tipps & Antworten
Wird Leerstand automatisch erkannt?
Ja – wenn zwischen zwei Mietverträgen ein Zeitraum ohne Vermietung besteht oder zukünftige Mietdaten fehlen.
Wie kann ich einen automatischen Leerstand entfernen?
Pflege ein vollständiges, nahtloses Mietverhältnis in der Einheit – damit verschwindet der Leerstand automatisch.
Wie berechne ich den Anteil des Leerstands manuell?
Entweder anteilig zur Fläche oder über ein eigenes Umlageverhältnis innerhalb der Abrechnung.
Kann ich Leerstand ignorieren?
Nur wenn du bewusst entscheidest, die Kosten anders zu verteilen. Ansonsten führt das zu falschen Abrechnungsergebnissen.
Was sonst noch wichtig ist
Leerstände entstehen durch fehlende Mietdaten oder bewusste Umlageentscheidungen.
Du kannst den Leerstand über Verteilerschlüssel, virtuelle Einheiten oder den Eigentümeranteil abbilden.
Fixkosten wie Grundsteuer oder Versicherung sind besonders stark vom Leerstand betroffen.
Wähle für nicht umlagefähige Leerstandskosten die Kategorie „nicht umlagefähig“.
Wenn du noch mehr zu diesem Thema wissen möchtest …
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