In immocloud kannst du wichtige Dokumente wie Mietverträge, Abrechnungen oder Mitteilungen direkt mit deinen Mietern teilen. Voraussetzung dafür ist ein aktives Mieterportal.
Voraussetzungen
Damit Dokumente geteilt werden können, muss Folgendes erfüllt sein:
Das Mieterportal ist im jeweiligen Objekt aktiviert
Der Mieter wurde eingeladen und hat die Einladung angenommen (nicht nur erhalten)
Das Dokument liegt in deiner Ordnerstruktur (z. B. im richtigen Mietverhältnis oder unter Objektbezogene Dokumente)
So gehst du vor
Schritt 1: Mieterportal aktivieren und Mieter einladen
Öffne das entsprechende Objekt.
Aktiviere das Mieterportal über die Objektansicht.
Lade deine Mieter ein – sie erhalten eine E-Mail mit dem Zugang.
Warte, bis der Mieter die Einladung angenommen hat. Erst dann ist das Teilen von Dokumenten möglich.
Schritt 2: Bereich Dokumentenfreigabe öffnen
Bleibe im Objekt und klicke oben links auf „Mieterportal".
Wechsle oben in den Bereich „Dokumentenfreigabe".
Du siehst links die Liste deiner Mieter und rechts deine Ordnerstruktur mit den Dokumenten.
Schritt 3: Dokument freigeben
Suche rechts in der Ordnerstruktur nach dem gewünschten Dokument.
Ziehe das gewünschte Dokument von rechts per Drag-and-drop auf diesen Mieter.
Das Dokument erscheint danach im Mieterportal des Mieters unter „Dokumente".
Schritt 4: Freigabe zurücknehmen (optional)
An derselben Stelle findest du beim freigegebenen Dokument ein Mülleimer-Symbol.
Klick darauf entfernt die Freigabe im Mieterportal des Mieters. In deiner eigenen Ordnerstruktur bleibt das Dokument unverändert erhalten.
Fragen, Tipps & Antworten
Können alle Dokumente freigegeben werden?
Ja – du entscheidest pro Mieter, welche Dokumente geteilt werden. Die Freigabe erfolgt immer manuell per Drag-and-drop.
Wie sieht der Mieter die Dokumente?
Der Mieter sieht die freigegebenen Dokumente nach dem Login im Mieterportal unter dem Punkt „Dokumente".
Kann ich ein Dokument wieder zurückziehen?
Ja – über das Mülleimer-Symbol an der gleichen Stelle, an der du das Dokument freigegeben hast.
Was sonst noch wichtig ist
Die Dokumentenfreigabe funktioniert nur mit aktivem Mieterportal.
Mieter, die die Einladung noch nicht angenommen haben, können keine Dokumente empfangen.
Änderungen am Dokument nach der Freigabe sind nicht sichtbar – nur die zum Zeitpunkt der Freigabe hochgeladene Version wird angezeigt.
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