Damit deine Nebenkostenabrechnung stimmt, ist es wichtig, dass du alle umlagefähigen Kosten richtig zuordnest. In immocloud kannst du jede Ausgabe direkt als umlagefähig markieren – so landet sie später automatisch in der Abrechnung. Hier zeigen wir dir, wie das geht.
So gehst du vor
Schritt 1: Zur Buchung gehen
Gehe zu Finanzen > Buchhaltung
Suche die Buchung, die du prüfen oder ändern möchtest
Schritt 2: Umlagefähigkeit einstellen
Klicke auf das Stift-Symbol bei der Buchung
Wähle die passende Kostenkategorie
Aktiviere das Feld „umlagefähig" und speichere
Schritt 3: Objekt und Einheit zuweisen (optional)
Wenn es sich um eine einheitsbezogene Ausgabe handelt, kannst du die Einheit direkt mit angeben
Bei gemeinschaftlichen Kosten reicht das Objekt
Fragen, Tipps & Antworten
Gibt es bei der Kostenkategorie eine Option „individuell" zusätzlich zu „umlagefähig"?
Nein. Bei der Kostenkategorie kannst du nur über den Regler einstellen, ob sie umlagefähig ist oder nicht. Wenn du Kosten flexibel handhaben willst (z. B. Grundsteuer mal umlagefähig, mal nicht), hast du zwei Optionen:
Umlagefähigkeit pro Buchung setzen: Bei jeder einzelnen Buchung kannst du über das Mehrfamilienhaus-Symbol bzw. den Schieberegler in „Buchungsdetails ändern" individuell festlegen, ob die Position umlagefähig ist – unabhängig von der Voreinstellung der Kategorie.
Zwei getrennte Kategorien anlegen: Z. B. „Grundsteuer umlagefähig" und „Grundsteuer nicht umlagefähig". So bleibt die Buchhaltung sauber getrennt.
Kann ich eine Buchung in den Finanzen direkt einem einzelnen Mietverhältnis zuordnen?
Nein. In den Finanzen kannst du vorab nur folgende Felder setzen:
Umlagefähigkeit (ja/nein bzw. „in BKA ignorieren")
Abrechnungszeitraum
Objekt oder Einheit
Die eigentliche Zuordnung von Direktkosten zu einem einzelnen Mietverhältnis erfolgt erst in der Betriebskostenabrechnung im Schritt „Kostenaufstellung und Verteilung der Einheiten". Dort kannst du eine Kostenposition gezielt einer Einheit bzw. einem Mietverhältnis zuweisen und den passenden Verteilerschlüssel wählen.
Was passiert, wenn ich eine Buchung nicht als umlagefähig markiere?
Sie wird nicht in die Nebenkostenabrechnung übernommen – auch wenn sie z. B. Heizkosten betrifft.
Kann ich das auch nachträglich ändern?
Ja – du kannst jede Buchung jederzeit bearbeiten und die Umlagefähigkeit aktivieren oder deaktivieren.
Welche Kosten sind typischerweise umlagefähig?
Z. B. Hausmeister, Gebäudeversicherung, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Heizkosten – laut Betriebskostenverordnung (BetrKV).
Was sonst noch wichtig ist
Nur korrekt zugewiesene, als „umlagefähig" markierte Kosten erscheinen in der NK-Abrechnung.
Lohnkosten kannst du zusätzlich kennzeichnen – sie erscheinen dann im Lohnkosten-Ausweis
Nutze Kategorien wie „Sonstiges" nur, wenn du dir sicher bist, dass sie umlagefähig sind – im Zweifel lieber klären
Direktkosten (z. B. eine Reparatur, die nur eine Einheit betrifft) ordnest du erst in der Betriebskostenabrechnung dem betreffenden Mietverhältnis zu – nicht in den Finanzen