Du hast eine Nebenkostenabrechnung erstellt und siehst plötzlich Heizkosten im NK-Saldo, obwohl du gar keine Heizkostenvorauszahlung hinterlegt hast? Das ist kein technischer Fehler, sondern hängt damit zusammen, wie immocloud bestimmte Kostenkategorien automatisch zuordnet. Wir zeigen dir, woran das liegt und wie du es korrigierst.
So gehst du vor
Schritt 1: Verstehen, woher der Heizkosten-Saldo kommt
In immocloud sind bestimmte Kostenkategorien vom System fest dem Heizkosten-Saldo zugeordnet. Diese Zuordnung ist vorbelegt und lässt sich nicht selbst anpassen. Sobald du eine Buchung mit einer dieser Kategorien in deiner Abrechnung hast, erscheint sie automatisch im Heizkosten-Saldo:
Reinigung Öltank
Kosten für Brennstoffe
Wartung der Heizungsanlage / Thermen
Heiz- und Warmwasserkosten
Thermenwartung
Schornsteinreinigung
Heizkosten
Warmwasserkosten
Schritt 2: Prüfen, welche Position den Heizkosten-Saldo auslöst
Öffne deine Nebenkostenabrechnung
Wechsle in den Schritt „Kostenaufstellung"
Schau, welche Positionen aus der obigen Liste in deiner Abrechnung auftauchen
Schritt 3: Kategorie über die Finanzen korrigieren (falls falsch zugeordnet)
Gehe in den Reiter „Finanzen"
Öffne den betroffenen verbuchten Umsatz
Klicke auf „Buchungsdetails ändern"
Wähle eine passende Nebenkosten-Kategorie aus
Speichere die Änderung
Die Änderung wird automatisch in deine bereits geöffnete Abrechnung synchronisiert – du musst die Abrechnung nicht neu erstellen.
Fragen, Tipps & Antworten
Kann ich selbst festlegen, welche Kategorien zum Heizkosten-Saldo gehören?
Nein. Die acht oben genannten Kategorien sind in immocloud fest dem Heizkosten-Saldo zugeordnet. Diese Zuordnung ist nicht einstellbar.
Hilft der Vorauszahlungs-Schalter („Betriebskosten inkl./exkl. Heizkosten") dabei?
Nein. Der Schalter regelt nur, welche Vorauszahlungen in der Abrechnung berücksichtigt werden. Er hat keinen Einfluss darauf, welche Kostenarten als Heizkosten ausgewiesen werden.
Was passiert, wenn die Kategorie tatsächlich passt (z. B. Heizölrechnung)?
Dann ist die Position korrekt im Heizkosten-Saldo aufgeführt – auch wenn du selbst keine separate Heizkostenvorauszahlung von deinen Mietern erhebst. Der Saldo zeigt dir die Heizkosten gegenüber den (in diesem Fall 0 €) Vorauszahlungen.
Muss ich die Abrechnung neu erstellen, nachdem ich die Kategorie geändert habe?
Nein. Sobald du in den Finanzen über „Buchungsdetails ändern" eine andere Kategorie auswählst, wird die Änderung automatisch in die laufende Abrechnung übernommen.
Was sonst noch wichtig ist
Die Korrektur erfolgt immer über die Finanzen – nicht über das Stift-Symbol in der Abrechnung selbst
Prüfe regelmäßig, ob deine Buchungen der richtigen Kostenkategorie zugeordnet sind – das spart später Arbeit in der Abrechnung
Wenn du Heizkosten und Betriebskosten getrennt abrechnen möchtest, nutze den Vorauszahlungs-Schalter im ersten Schritt der Abrechnung
Wenn du eine vollständige verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung benötigst, nutze einen externen Dienstleister und hinterlege dessen Abrechnung als externe Abrechnung in immocloud