Betriebskostenabrechnung nach unterjährigem Erwerb – Vorauszahlungen aus der Zeit vor dem Besitzübergang einrechnen
Hast du ein Objekt während eines laufenden Abrechnungsjahres erworben, kennt immocloud nur die Mieten und Nebenkostenvorauszahlungen ab deinem Besitzübergang. Die Zahlungen, die deine Mieter vorher an den Voreigentümer geleistet haben, sind nicht im System. Wenn du in dieser Situation eine BKA über das gesamte Jahr erstellst, weist sie deshalb zu wenig Vorauszahlungen aus – und der Saldo zu Lasten des Mieters wird falsch. Dieser Artikel zeigt dir die drei Wege, wie du das sauber löst.
So gehst du vor
Weg 1: Vorauszahlung direkt in der Abrechnung anpassen (der schnellste Weg)
Starte die BKA über „Nebenkosten → Neue Abrechnung erstellen“ mit dem Abrechnungszeitraum für das gesamte Jahr (z. B. 01.01. – 31.12.2025).
Im Schritt „Anlage / Stammdaten der Mieter“ findest du eine Tabelle mit allen Einheiten – Fläche, Personenanzahl und Vorauszahlungen.
Klicke auf das Stift-Symbol neben dem Feld Vorauszahlungen und trage den Betrag ein, den der Mieter für das gesamte Abrechnungsjahr tatsächlich vorausgezahlt hat (also an den Voreigentümer und an dich zusammen).
Speichern und weiter – ab hier rechnet immocloud mit dem korrekten Gesamtbetrag.
Weg 2: Abrechnung nur für deinen Besitzzeitraum
Wenn der Voreigentümer den Zeitraum vor deiner Übernahme selbst abrechnet, erstellst du die BKA über „Nebenkosten → Neue Abrechnung erstellen“ nur für deinen Besitzzeitraum (z. B. 01.11. – 31.12.2025).
Vorauszahlungen und Kostenanteile passen so automatisch zueinander – du musst nichts manuell anpassen.
Weg 3: Vergangene Mieten rückwirkend als bezahlt einpflegen
Öffne das Objekt und entferne in den „Objektdetails“ das Datum für den Besitzübergang – oder setze es auf den ursprünglichen Mietbeginn zurück. Beim Objekttyp „Wohn- und Gewerbeeinheiten“ findest du den Besitzübergang nicht am Objekt, sondern in der jeweiligen Einheit.
immocloud erzeugt jetzt für jeden Mieter alle Sollstellungen ab dem tatsächlichen Mietbeginn.
In der Mietübersicht markierst du die Mieten für die Monate vor deinem Besitzübergang als bezahlt – pro Miete über „Als bezahlt markieren“ oder pauschal über das Häkchen in den Objekt-Eckdaten.
Erstelle anschließend die BKA für das gesamte Jahr.
Fragen, Tipps & Antworten
Welcher Weg ist der richtige für mich?
Für die meisten Fälle ist Weg 1 der schnellste und buchhalterisch unkomplizierteste. Du veränderst weder den Besitzübergang noch deine Mietübersicht, sondern passt nur den Wert an, mit dem die Abrechnung rechnet. Weg 2 passt, wenn der Voreigentümer seinen Zeitraum selbst abrechnet. Weg 3 bietet sich an, wenn du die historischen Zahlungen vollständig in deiner Mietübersicht und in deinen Auswertungen abbilden möchtest.
Verändert Weg 1 meine Finanzdaten?
Nein. Der manuell eingetragene Vorauszahlungsbetrag wirkt nur innerhalb dieser Abrechnung. Deine Mietübersicht und deine Finanzbuchungen bleiben unverändert.
Wie finde ich heraus, wie viel der Mieter im Vorjahr insgesamt gezahlt hat?
Den Vorauszahlungsbetrag aus der Zeit vor deinem Besitzübergang erfragst du beim Voreigentümer oder direkt beim Mieter (z. B. über Kontoauszüge). Diesen Betrag addierst du zu deinen eigenen Eingängen und trägst die Summe in Weg 1 ein.
Muss ich überhaupt das ganze Jahr abrechnen?
Wer die Abrechnung gegenüber dem Mieter erstellen muss – du allein, der Voreigentümer für seinen Zeitraum oder ihr gemeinsam – ergibt sich aus dem Kaufvertrag und ist eine rechtliche Frage. Das klärst du am besten mit deinem Steuerberater oder Anwalt.
Was sonst noch wichtig ist
Prüfe vor dem Versand der Abrechnung noch einmal die Vorschau-Dokumente – so siehst du sofort, ob der Saldo plausibel ist.
Wenn du Weg 3 nutzt, behalte im Hinterkopf, dass die historischen Mieten dann auch in deiner Mietübersicht und in Auswertungen wie der Einnahmen-Übersicht auftauchen – buchhalterisch gehören sie streng genommen nicht zu deinen Einnahmen.
Wenn du noch mehr zu diesem Thema wissen möchtest …
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