Bevor du loslegst, hilft ein kurzer Blick darauf, wie immocloud „denkt". Fast alles in der Software baut auf einem einfachen Grundmodell auf: Objekt → Einheit → Mietverhältnis. Wenn du diese drei Ebenen einmal verstanden hast, weißt du immer, wo welche Daten hingehören – und wo du deine Zahlungen findest.
Das Grundmodell: Objekt → Einheit → Mietverhältnis
Die drei Ebenen bauen aufeinander auf:
Objekt – die Liegenschaft (z. B. ein Mehrfamilienhaus). Das Objekt ist die Klammer für alles Weitere: Einheiten, Kosten und die spätere Betriebskostenabrechnung.
Einheit – die einzelne vermietbare Fläche im Objekt (Wohnung, Gewerberaum, Stellplatz, Garage). Erst mit einer Einheit lassen sich Mieter und Betriebskosten zuordnen.
Mietverhältnis – verbindet eine Einheit mit dem Mieter und den vereinbarten Konditionen (Miete, Vorauszahlungen, Laufzeit). Es ist die Grundlage für alle Mietzahlungen.
Vom Mietverhältnis zur Sollstellung
Sobald ein Mietverhältnis angelegt ist, erzeugt immocloud daraus automatisch die monatlichen Sollstellungen – also die Soll-Mieten, die der Mieter zahlen soll. Diese findest du in der Mietübersicht. Du musst die monatlichen Mieten also nicht von Hand anlegen.
Sind einem Mietverhältnis mehrere Einheiten zugeordnet (z. B. Wohnung plus Garage), entsteht eine konsolidierte Sollstellung statt mehrerer getrennter Forderungen.
Bei einer Mieterhöhung oder Staffelmiete passt das System die Sollstellungen ab dem Wirkungsdatum automatisch an – bereits gestellte Forderungen bleiben unverändert.
Deine Aufgabe im Alltag ist vor allem, eingehende Zahlungen den offenen Sollstellungen zuzuordnen – damit du jederzeit siehst, was bezahlt und was noch offen ist.
Buchungslogik: Miete und Finanzbereich
In immocloud laufen zwei Arten von Buchungen zusammen – es hilft, sie auseinanderzuhalten:
Miete (rund ums Mietverhältnis): Die Soll-Mieten entstehen automatisch aus dem Mietverhältnis. Mit verknüpftem Bankkonto schlägt immocloud passende Zahlungen vor; du kannst den Vorschlag entweder bestätigen oder über „Umsatz auf offene Miete zuordnen" die Zuordnung manuell vornehmen. Die Miete gilt dann als bezahlt.
Finanzbereich (alle übrigen Einnahmen und Ausgaben): Kosten und Einnahmen rund ums Objekt – Betriebskosten, Reparaturen, Versorgerrechnungen usw. – verbuchst du im Bereich Finanzen (Buchungsübersicht „Einnahmen / Ausgaben"; die Mieteinnahmen liegen im Untermodul „Mietübersicht"). Über den Toggle Umlagefähig steuerst du, ob eine Position später in die Betriebskostenabrechnung einfließt.
In der Betriebskostenabrechnung laufen beide Ströme zusammen: Die Soll-Mieten liefern die geleisteten Vorauszahlungen, der Finanzbereich liefert die umlagefähigen Kosten. Daraus ergibt sich das Ergebnis: Vorauszahlungen − Kosten = Saldo (Nachzahlung oder Guthaben).
So legst du los
In dieser Reihenfolge baust du dein erstes Mietverhältnis auf – zu jedem Schritt gibt es eine ausführliche Anleitung:
Fragen, Tipps & Antworten
Muss ich die monatlichen Mieten selbst anlegen?
Nein. Aus dem Mietverhältnis erzeugt immocloud die monatlichen Sollstellungen automatisch.
Warum sehe ich keine Mieten, obwohl ich ein Objekt angelegt habe?
Mietzahlungen hängen am Mietverhältnis. Erst wenn Einheit und Mietverhältnis angelegt sind, entstehen Sollstellungen.
Worin unterscheiden sich Miete und Finanzbereich?
Die Miete entsteht aus dem Mietverhältnis (Sollstellungen). Der Finanzbereich erfasst alle übrigen Einnahmen und Ausgaben rund ums Objekt – die umlagefähigen davon fließen als Kosten in die Betriebskostenabrechnung.
Wie kommt eine Zahlung an die richtige Miete?
Bei verknüpftem Bankkonto schlägt immocloud die passende offene Miete vor (nach IBAN, Betrag und Betreff). Mit „Zuordnen" wird die Sollstellung als bezahlt markiert.
Was sonst noch wichtig ist
Lege für jede Liegenschaft ein eigenes Objekt an – so bleiben Kosten und Abrechnungen sauber getrennt.
Ein vollständig gepflegtes Mietverhältnis ist die Basis für korrekte Sollstellungen, eine saubere Mietübersicht und die spätere Betriebskostenabrechnung.
Ist eine Einheit angelegt, kannst du direkt aus immocloud einen Wohnraum- oder Garagen-Mietvertrag erstellen (juristisch geprüfte Vorlage), als Entwurf speichern, herunterladen oder mit digitaler Signatur versenden.